.st0{fill:#FFFFFF;}

Informační podpora

Nejhorší chyba při výběru informačního systému.

 30/07/2020

Autor:  Josef Čipera

O výběru správného informačního systému bylo napsáno mnoho článků i knih. Existuje však jedna zcela fatální chyba, jejíž důsledky ponesete ještě dlouho potom, co informační podporu naimplementujete.

Ve společnosti stále převládá názor, že informační systémy, podobně jako tomu je v autoprůmyslu, představují to nejlepší, co mohou firmy dostat. Bezpochyby tomu tak je v oblasti technologií, avšak zcela jinak tomu je s podporou firemního řízení.

Množství neřešených problémů se nezmenšuje a naopak další přibývají. Informační systémy s tím ale nedokáží pomoci, přestože majitelé, či manažeři, firem na ně dosti často spoléhají.

Pokud nedokážete plánovat výrobu, především pak kusovou a malosériovou, zkracovat dodací lhůty, zmenšovat rozpracovanost, zvyšovat produktivitu, dodržet termín a rozpočet projektu atd., tak se problémů nezbavíte. 

Důvod je prostý: nefunguje vám dobře firemní řízení!

Jaký dopad to má na výběr informačního systému? Samozřejmě, že ohromný. Dostáváte se totiž do "kleští", kdy se buď podřídíte funkcionalitě IS/IT, nebo si chybějící funkce "doprogramujete".



V roce 2019 jsem byl přizván jako nezávislý poradce do dvou firem, abych posoudil využívání právě zavedeného, celopodnikového (ERP) informačního systému. Mým úkolem bylo pomoci co nejvíce zjednodušit procesy a činnosti, které uživatele časově značně zatěžovaly. Podotýkám, že to bylo již po rozběhu informačních systémů do ostrého provozu.

Jednalo se o dvě firmy, nazvěme je např. X a Y. Firma X zaměstnávala 90 lidí, firma Y téměř 300 lidí. V obou se navrhovalo a vyrábělo mnoho drobných výrobků s několika málo operacemi v objemu desítek až stovek kusů. 

Nyní se podíváme, jakých chyb se manažeři v jednotlivých firmách dopustili. Pro přehlednost je rozdělím do dvou etap:

  1. Výběr celopodnikového ERP systému
  2. Vlastní implementace (realizace) řešení

1. Výběr ERP systému

Hlavním požadavkem vedení firmy X bylo nahradit dílčí aplikace celopodnikovým informačním systémem (ERP) s jednotnou datovou základnou. A dále spoléhali na to, že jim dodavatel pomůže s řešením problémů.

Úvodní analýzu potřeb pro vytvoření poptávkového dokumentu si firma zajistila vlastními silami s tím, že si uživatelé informačního systému sami řeknou, co chtějí nebo potřebují.

Následovalo provedení výběru největších kandidátů na dodávku ERP řešení, zúžení jejich počtu a provedení prezentací. Objem informací "navalený" na uživatele byl ale tak velký, že se v něm, až na výjimky, ztratili.

Výběr ERP systému končil návštěvou referencí u dodavatelů, kde viděli, jak po několika letech "vychytávání" problémů plánují středně velké série výrobků. Sami ale potřebovali plánovat výrobu kusovou a malosériovou.

Prakticky stejný scénář se odehrál i ve druhé firmě Y. Kvůli její velikosti bylo ale potřeba plánovat výrobu na několik výrobních středisek.

2. Implementace (realizace) řešení

V této etapě se naplno projevil rozpor mezi nabízenou podporou komerčního software a specifickými požadavky firmy. Opět tak vyvstala otázka, zda se má firma podřizovat informačnímu systému, nebo informační systém firmě.

Protože firma X spoléhala na pomoc dodavatele s řešením svých problémů, snažili fungování firmy ERP systému maximálně podřídit. Bohužel to znamenalo navýšit objem zadávaných dat i četnost překlikávání mezi úlohami. Pracovníci se tak stali "krmiči" počítačů, kterým zbývalo na jejich práci mnohem méně času než dříve. 

Frustrace uživatelů, práce s nepotřebnými úlohami, neznalost návazností procesů, to vše vedlo ke zhoršení vztahu s dodavatelem.

Firmě Y se sice podařilo zavést ERP systém ovšem za cenu ohromného množství uživatelských úprav. Tím nejenže došlo ke zpoždění projektu, ale i k navýšení jeho ceny. Přitom plánování výroby, kvůli němuž eRP systém hlavně kupovali, stejně nefungovalo.

Obě firmy si tak zcela zákonitě prošly kolečko, známé jako "náraz do zdi", viz následující obrázek.

Prvotní nadšení z uceleného a technologicky vyspělého ERP řešení postupně vyprchávalo tak, jak se postupně prohluboval rozdíl mezi tím, co software umí a co zákazníci potřebují. Čím více nabíral projekt zpoždění, tím se lidé více dostávali do časového tlaku a začala se u nich vytvářet nedůvěra, zda volba zrovna tohoto ERP řešení byla ta správná.

Kupení problémů vedlo k vystřízlivění z počátečního nadšení a náraz do zdi natvrdo ukázal, že realita je někde jinde.

Chyby, zmíněné výše jak ve fázi výběru ERP systému, tak jeho implementace, jsou natolik zřetelné, že je není teba blížeji komentovat.

Přesto existuje chyba, kterou jsem zmínil na začátku tohoto článku a která je tou nejhorší chybou, jíž se téměř všechny firmy dopouští. A nejedná se o formální věci jako jsou data, hardware, dodavatelské služby apod. Oč běží, si opět ukážeme na konkrétním příkladu.

0. Nový systém řízení

systém řízení  inf. podpora

Implementace ERP systému nemá ve firmách "fixovat" aktuální stav. Musí podporovat firemní vizi a dosahování cílů na pět, deset i více let dopředu. Období před výběrem informačního systému je tak zcela ideální pro inovaci dnes již překonaného podnikového řízení.

Protože pokud ne, kdy tedy? Kdykoliv později to totiž bude mnohem obtížnější a hlavně dražší. Představte si, že:

  • Máte výrobní systém, který vám pomůže zkracovat dodací lhůty a zlepšovat termínové plnění. S touto konkurenční výhodou získáte více zakázek, o něž nebudete muset soupeřit jen cenou. Že vám systém vypočte termín pro uvolnění zakázky do výroby, a tím pro uvolnění materiálu, stejně jako dostatečné kapacity, se automaticky předpokládá.
  • Obchod dokáže simulovat zakázky do výrobního plánu, a tím garantovat splnění termínu dodání bez vícenákladů na přesčasy a kooperace.
  • Zvýšíte produktivitu práce, protože snížíte zbytečné prostoje atd.

Pokud firma dokáže tvořit nabídky, které zákazníci nemohou odmítnout, prostě proto, že lepší od konkurence nedostanou, zkracovat dodací lhůty, spolehlivě plnit termíny dodávek, zajistit plynulý tok výrobou atd., pak se nemusí o svou budoucnost strachovat.

Protože nové řešení je jednoduché, není problém vytvořit odpovídající informační podporu.  "Krmení" počítačů" daty skončí, lidé budou mít více času na svou práci, což se samozřejmě pozitivně promítne do hospodaření firmy.

Návrh a zavedení inovativního firemního řízení přesahuje rámec tohoto příspěvku. Pokud se chcete dozvědět více, přihlaste se do naší členské sekce, nebo nám napište komentář níže po příspěvkem.

Josef Čipera


Your Signature

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}

Subscribe to our newsletter now!

>